Согласно российскому законодательству, любые индивидуальные предприниматели и юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет. Главная задача – постоянно формировать актуальную и достоверную информацию о деятельности фирмы, имуществе и ресурсах. Ведение бухучета должно быть непрерывным для содержания финансовой документации в порядке, беспроблемной сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в ФНС, Росстат. Все эти действия должны осуществляться в строгом соответствии с Федеральным законом №402 «О бухгалтерском учете».
К сожалению, в некоторых случаях возникают различные обстоятельства, которые приводят к необходимости восстанавливать бухгалтерский учет. При нарушении ведения документации, большом количестве ошибок или полном отсутствии бухучета ИП или ООО могут ждать плачевные последствия, включая уголовную ответственность. Специалисты компании «Аудстон» предлагают рассмотреть, как восстановить бухучет, какими методами и инструментами пользуются профессионалы для этих целей.
Рассмотрим основные ситуации, требующие восстановления бухгалтерии компании.
В сферах среднего и большого бизнеса такая ситуация является редкостью, но в новых микрокомпаниях это вполне частая проблема. В небольших фирмах ведением бухучета обычно занимается один человек, а иногда владельцы бизнеса вообще забывают о подобном обязательстве. Вследствие этого некоторый период времени финансовая отчетность вообще не оформляется.
Также отсутствие ведения бухучета может наблюдаться в период между увольнением старого и наймом на работу нового специалиста.
В бухгалтерском учете нередко допускают следующие ошибки:
Упомянутые выше нарушения могут возникать при найме на работу некомпетентных или недобросовестных бухгалтеров. Вначале руководители организаций могут просто не замечать ошибки или полное отсутствие ведения финансового учета. Это может вскрыться уже по факту появления проблем с налоговой инспекцией, при увольнении старого бухгалтера.
Небольшие фирмы вправе вести бухгалтерский учет и подавать отчетность в упрощенном режиме. Если же масштабы компании увеличиваются (например, когда выручка превышает максимально допустимые лимиты), то сдача годовой бухгалтерской отчетности должна осуществляться в согласии с общими правилами. В таких случаях обязательно необходим пересмотр учетных регистров с самого начала календарного года, что обеспечит составление годового отчета по стандартной программе.
Аналогичные обстоятельства могут сложиться и в плане налогового учета, который зачастую основывается на бухгалтерском. Так, индивидуальные предприниматели на УСН режима «Доходы» освобождаются от ведения налогового учета расходов, а для подсчета доходов применяется кассовый метод. Если же годовая выручка превысит допустимый лимит, то возникнет необходимость уплачивать налог на прибыль за текущий квартал. В такой ситуации нужна организация налогового учета не только доходов, но и расходов, применяя метод начисления.
Это самый неприятный сценарий. Компании могут потерять финансовую документацию по разным причинам: вследствие пожаров, наводнений, краж, хакерских атак и т. д. Также бывают ситуации, когда бухучет пропадает из-за неправомерных действий бывшего бухгалтера, меняется подрядчик (отказ партнера передать базу). В любом случае документы необходимо будет восстанавливать, что может потребовать немало времени и сил.
В подобной ситуации первым делом директор издает приказ о создании комиссии для расследования причин утраты финансовой документации при поддержке компетентных органов (МЧС, полиции и пр.). Так, если бумаги были уничтожены вследствие порыва водопроводной трубы, нужно получить договор и акт выполнения работ при аварийном ремонте инженерной системы. Если утрата документов произошла по причине погодных катаклизмов, нужно получать справку метеослужбы либо постановление муниципальных властей, подтверждающее введение режима чрезвычайной ситуации. По результатам расследования комиссией составляется акт, делается опись утраченных бумаг.
В ФНС и соцфонды требуется направлять уведомления о потере документации и невозможности предоставления отчетности. Это нужно сделать в течение 7 дней после случившегося происшествия. В дальнейшем этим органам необходимо сообщать об успешном восстановлении бухучета.
При ведении бухучета с ошибками и нарушении законодательства к компании или индивидуальному предпринимателю могут быть применены санкции согласно Налоговому, Административному или Уголовному кодексам. Ответственными за финансовый учет являются руководители и главные бухгалтеры.
В большинстве случаев наказание назначают в виде административного штрафа. Сколько требуется заплатить за различные нарушения:
| Вид нарушений | Размер штрафов |
|---|---|
| Грубые нарушения требований по ведению бухучета | 5–10 тыс. руб. |
| Повторные грубые нарушения | 10–20 тыс. руб. |
| Ошибки в финансовой документации | до 50 тыс. руб. |
| Неверные расчеты налогов | от 40 тыс. руб. |
| Нарушения налогового учета за один отчетный период | от 10 тыс. руб. |
| Несколько нарушений налогового учета в разных отчетных периодах | от 30 тыс. руб. |
Важно! Если в ходе судебного разбирательства будет доказано, что ошибки в выплате налога были допущены намеренно, применяют более строгие наказания. Нарушения в особо крупных размерах наказываются штрафами от 200 до 500 тысяч рублей либо арестом до 5 лет (согласно ст. 199 Уголовного кодекса РФ).
При отсутствии бухучета сложности иногда возникают не только при проверке со стороны налоговой службы – компании может ждать ряд других неприятностей. Далеко не каждая организация заботится о ведении управленческого учета. А если он и ведется, то почти всегда для этого используют информацию из бухгалтерии. Поэтому если бухгалтерские данные отсутствуют, руководители не смогут эффективно управлять своим бизнесом.
Отсутствие достоверных сведений по расчетам не позволит организации своевременно платить поставщикам либо контролировать возвраты задолженностей со стороны покупателей. В подобных ситуациях проблемы с контрагентами будут неизбежными. Если в фирме не ведется точный учет материальных ценностей, существует высокий риск воровства имущества со стороны сотрудников.
Если конфликты с контрагентом либо сотрудниками доходят до судебных разбирательств, то компании обычно проигрывают, поскольку не могут предоставить учетные данные либо предоставляют искаженную информацию.
Если индивидуальный предприниматель или руководитель компании выявляет факт пропажи финансовых документов либо отсутствия нужных записей в учетном ПО, в первую очередь проводится инвентаризация и проверка. Компании сами разрабатывают регламент и правила проверочных мероприятий.
Основное требование в бухучете – наличие первичной документации (актов, УПД и пр.). При их отсутствии в случае запроса со стороны налоговой инспекции грозит штраф 200 рублей за один непредоставленный документ (согласно ст. 126 НК РФ). Если из-за утраты документа был занижен налог, то начисляется пеня в размере 20% суммы неуплаченных средств (ст. 120 НК РФ).
Во избежание подобных проблем следует ежемесячно (или поквартально) проверять исходящую и поступающую документацию, организовывать ревизию документооборота. Если при проверке будет установлен факт утери или неполучения документов, необходимо максимально быстро восстанавливать учет.
Для этого сначала назначают ответственных сотрудников. В небольших компаниях за это обычно отвечают сами директора. В крупных организациях при большом документообороте для подобных мероприятий выделяют группу сотрудников или создают комиссию.
Инспекторы ФНС могут запросить документацию за разные периоды времени. Зачастую проверяется бухгалтерия за последние три года до момента проверки (согласно ст. 89 НК РФ). Но в некоторых случаях сроки могут быть более ранними. Так, если фирма декларировала налоговые убытки, инспекторы часто запрашивают бумаги за 10 лет (по ст. 283 НК РФ).
Выделяют следующие основные этапы, как восстанавливать бухучет в компании:
Анализ состояния документации
В первую очередь следует оценить текущее состояние бухучета, проверив первичные данные по программам, регистры и документы. Также проверяют отчетность, которую сдавали в налоговую службу и соц. Фонды, анализируют учетную политику. Дополнительно специалисты оценивают время, необходимое для восстановления финансового учета, после чего составляют план дальнейших действий.
Проверка активов организации
Чтобы правильно отразить и сформировать остатки материальных ценностей, нужно провести инвентаризацию активов (основных средств, нематериальных активов, запасов, финансовых вложений, товаров, готовой продукции, денежных средств и пр.). Также проверяют имущество, не принадлежащее фирме, но учтенное в документах (арендованные авто, станки и т. д.).
Обязательным моментом является проверка финансовых обязательств: кредиторских задолженностей перед поставщиком, банком, займов, резервов на основании банковских выписок, товарных накладных, УПД, авансовых отчетов, книг доходов и расходов. По необходимости у контрагентов запрашивают акты сверки. Все данные проверяются в налоговой инспекции и фондах на 01.01 текущего года. По завершении инвентаризации остатки оценивают в стоимостном эквиваленте по фактической или средней себестоимости.
Проверкой занимается инвентаризационная комиссия, утвержденная приказом директора.
Отражение информации в учетной программе
По результатам проверок формируют бухгалтерскую проводку и отражают ее в «1С: Бухгалтерии» или другой учетной программе.
Формирование регистра бухучета, баланса, проверка оплаты налогов
Отразив и проверив операции за определенный период, за который восстанавливается учет, и сформировав остатки по счетам, инвентаризационная комиссия делает разноску по бухгалтерскому балансу. Эта информация используется для формирования правильных и достоверных сведений о налогах и взносах организации. Также это используется для формирования налоговых регистров и заполнения деклараций, подаваемых в налоговую инспекцию. По корректировочным декларациям как раз осуществляется уплата налогов и штрафов.
Восстанавливать финансовый учет может директор компании или штатный специалист, но такая задача является более сложной, чем ведение бухгалтерии, поскольку нужно выявлять ошибки, работать при недостатке информации. Поэтому более разумным решением является бухгалтерский аутсорсинг. Таким образом удастся разгрузить свой отдел бухгалтерии, получив качественную помощь.
Компания «Аудстон» как раз оказывает профессиональную услугу по восстановлению бухучета ИП или ООО. Мы направляем заказчикам опытных узкопрофильных специалистов, которые выполняют необходимые работы на основании заключаемого договора. В нашем штате работают бухгалтеры высокой квалификации, которые знают все тонкости восстановления финансового учета. Это позволяет быстро и качественно справляться даже с самыми сложными задачами. При этом цена предоставляемых услуг считается наиболее привлекательной в Москве.
То, сколько стоит восстановить бухучет, определяется индивидуально по следующим критериям:
